Hành chính nhân sự: bạn có thật sự hiểu rõ?

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Bạn có thể thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự ở các công ty và cả các tập đoàn lớn. Vậy thực tế công việc này là gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

Ngay từ cái tên “Hành chính nhân sự” đã gợi ra trong bạn một số nét cơ bản liên quan tới công việc này. Trong số đó có thể kể tới, đây là sự tổ hợp liên quan của hai nhóm công việc “Hành chính” và “Nhân sự”. Nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên.

Cụ thể:

1. Công việc hành chính:

– Quản lý, sắp xếp văn bản, hồ sơ một cách khoa học;
– Tổ chức lưu trữ văn bản, hồ sơ (bản cứng và bản mềm);
– Cập nhật dữ liệu trong máy tính: thư đi, thư đến, hợp đồng…
– Tạo các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống;
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp quản lý giao.

-> Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải có:

– Kỹ năng quản lý;
– Kỹ năng lập kế hoạch;
– Chịu được áp lực công việc;
– Sử dụng máy vi tính thành thạo;
– Nhanh nhẹn, giao tiếp tốt. Cẩn thận, chịu khó, có tinh thần ham học hỏi;
– Năng động, sáng tạo, trung thực và hòa đồng;
– Có tinh thần trách nhiệm cao, làm việc theo nhóm và độc lập;
– Có kỹ năng quản lý.

2. Công việc nhân sự:

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng;
– Liên hệ với các đơn vị cung ứng dịch vụ tuyển dụng nhân sự để tuyển nhân viên cho công ty;
– Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty;
– Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các phòng ban, đơn vị đúng quy định;
– Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty;
– Theo dõi, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động công ty;
– Thực hiện các công việc khác liên quan dưới sự chỉ đạo của trưởng ban nhân sự;
– Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên.

Vì lẽ đó, một nhân viên hành chính cần phải:

– Am hiểu Luật lao động, bảo hiểm, quy chế lương thưởng, ngày phép là yêu cầu bắt buộc;
– Có kinh nghiệm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo;
– Tính cách hướng ngoại, năng động, hòa đồng;
– Có khả năng xử lý tình huống tốt

Ta có thể chia các hoạt động trong quản trị nhân sự ra làm 3 nhóm chính:

1. Hoạt động quản lý Bao gồm các hoạt động thiết kế và tổ chức công việc, hoạch định nguồn nhân lực, lựa chọn và bố trí nhân lực; theo dõi, quản lý công việc.
2. Hoạt động phát triển Bao gồm các hoạt động đào tạo và phát triển nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, hỗ trợ xây dựng nguồn nhân lực.
3. Hỗ trợ Bao gồm hoạt động xây dựng chính sách tiền lương, thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động…

Như vậy, phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm đưa ra các chính sách và xây dựng cơ cấu, hệ thống trong việc quản trị nhân sự.

Những kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự 

1. Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong xử lý tình huống

Hành chính nhân sự là công việc làm việc trực tiếp và thường xuyên tới con người, do vậy kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố kỹ năng quyết định dẫn đến sự thành công. Điều này giúp bạn vừa làm hài lòng nhân viên của các phòng ban khác và nhân viên dưới quyền mình mà lại không bị sếp quở trách. Bên cạnh đó, đôi khi công việc sẽ phát sinh một số tình huống mà không ai lường được trước, bạn cần bình tĩnh và linh hoạt xử lý chúng. Biết đâu thông qua những tình huống khó khăn này, bạn sẽ được cấp trên để mắt hơn và chiếm được sự nể phục của các thành viên khác.

2. “Đa chức năng” 

Nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau từ việc lập kế hoạch và quản lý quỹ tiền lương đến việc thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ hành chính và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong công ty… Do đó có thể coi họ là những người “Đa chức năng”.  Ví dụ:

  • Các cuộc xung đột, mâu thuẫn nơi công sở là những điều không thể tránh khỏi ở bất kỳ công ty nào. Vì vậy đây chính là thách thức cũng như cơ hội để hành chính nhân sự thể hiện vai trò của mình trong việc giải quyết các mâu thuẫn nơi công sở. Để có thể giải quyết xung đột nơi công sở, đội ngũ hành chính nhân sự cần thu thập thông tin chính xác, tìm hiểu nguyên nhân để đưa ra hướng giải quyết thỏa đáng nhất cho cả hai bên.
  • Nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức để xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản, hợp đồng và hồ sơ người lao động. Việc tổ chức, quản lý tốt giúp nhân viên hành chính nhân sự có thể làm việc một cách khoa học và giải quyết các công việc nhanh chóng, tiện lợi hơn.

3. Đạo đức của làm nhân sự

Đạo đức là một trong các yếu tố quan trọng của một người làm trong lĩnh vực nhân sự. Họ cần phải là người công bằng trong việc đánh giá người khác. Việc đánh giá đúng quyết định rất nhiều đến chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên, bên cạnh đó trong vấn đề tuyển dụng của công ty cũng cần phải có sự minh bạch và rõ ràng. Đôi khi thực tế nhận thấy rằng có những người không có năng lực nhưng vẫn đảm nhiệm được một số vị trí nào đó, điều này làm mất cơ hội của những người xứng đáng hơn và gây ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc của công ty và cách các nhân viên khác nhìn nhận vào chính tổ chức của mình.

➾ Vì thế, thách thức của nghề quản lý hành chính – nhân sự càng lớn thì đòi hỏi đối với người làm quản lý nhân sự càng cao. Với sứ mệnh và tư duy phát triển của mình, CK HR CONSULTING đã đang và sẽ muốn tiếp tục cùng đồng hành và phát triển với những người làm công tác nhân sự nói riêng và nhà quản trị nói chung, hy vọng sẽ góp phần sức nhỏ vào công tác quản lý nhân sự cho những cán bộ quản lý hành chính – nhân sự chuyên nghiệp.

Nguồn: sưu tầm

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội làm việc mới, gặp khó khăn khi gặp vấn đề, hãy để CK ​​HR CONSULTING hỗ trợ bạn.

💁‍♀ Tư vấn viên của CK HR CONSULTING luôn sẵn sàng để tìm kiếm, giới thiệu và tư vấn những vị trí phù hợp với hồ sơ của bạn.

🌏 Tất cả thông tin tuyển dụng mới nhất trong nhiều ngành từ CK HR CONSULTING được cập nhật thường xuyên

👍 Hãy theo dõi Facebook của CK HR CONSULTING và CK HR CONSULTING LinkedIn  để biết công việc hấp dẫn trong tuần.